Организатор – «серый кардинал» свадебного закулисья
Свадьба – большое торжество, в которое вовлечены не только приглашенные, но и персонал. Повара, официанты, музыканты, артисты, операторы, диджеи, водители, декораторы – руками этих людей создается праздник. Чтобы каждый сотрудник был на своем месте и исправно выполнял свои обязанности, над ними необходим контроль. И вот здесь на сцену выходит свадебный организатор. Эта загадочная фигура тенью нависает над праздником и стоит на страже покоя невесты, жениха, их родителей и всех остальных гостей, потому что без нее начнется полный хаос.
Кто это такой и какие задачи решает
Свадебный организатор – это, пожалуй, самый главный человек из закулисья мероприятия. От него зависит буквально всё: украшение зала и концепция, проведение праздника, рассадка гостей, подача блюд, музыкальное сопровождение, видео- и фотосъемка. Список основных задач, которые решает свадебный организатор, включает:
- Выбор концепции и оформления
- Составление плана подготовки
- Оптимизация бюджета
- Наем специалистов для мероприятия
- Выбор площадки для проведения свадьбы и решение всех вопросов с её администрацией
- Составление развлекательной программы
- Помощь при выборе свадебных образов для главных действующих лиц праздника
- Разработка тайминга
- Решение вопросов с транспортом
- Координирование мероприятия, решение всех форс-мажорных ситуаций
- Проводы гостей и контроль сбора декора
Обязанности свадебного организатора
Многие не до конца понимают, что свадьба – это красивая постановка. Чтобы в финале, когда актеры выходят на поклон, зал разразился овациями, необходимо проводить десятки «репетиций», тщательно готовить каждый акт, на ходу решать проблемы, которые появляются совершенно неожиданно.
Свадебные хлопоты можно условно разделить на приятные и не очень. Первые похожи на верхушку айсберга, заманчиво возвышающуюся над спокойными водами. Стоит копнуть поглубже, и появляются более масштабные проблемы, которые могут привести неподготовленного человека в растерянность. Одно дело выбрать красивый наряд, цветы или торт, и совсем другое – нанимать официантов и водителей, подписывать договоры об аренде оборудования, рассчитывать количество спиртного, обрывать телефон менеджера музыканта, который непременно должен играть на свадьбе, и заниматься поисками идеального места в зале для привередливой тетушки со стороны жениха.
Даже если удастся урегулировать все эти проблемы, никто не застрахован от форс-мажоров, а они в лучших традициях закона подлости, появляются накануне свадьбы. Что делать жениху и невесте, если музыкант сломает себе пальцы, официанты устроят забастовку, капризные цветы завянут, а прекрасный трехэтажный торт упадет с постамента и погребёт кондитера под волнами сливочного крема? Страховки от таких ситуаций нет, но решать проблемы нужно незамедлительно, и праздник, который должен был принести радость и счастье, станет кошмаром с бесконечными звонками, раздачей указаний и согласованием изменений в плане проведения мероприятия.
Свадебный организатор контролирует весь процесс от подготовки и до финального аккорда, когда гости разъезжаются и проводится уборка помещения. Он берёт на себя все неприятные хлопоты, связанные с торжеством. Жениху и невесте остаётся только отдыхать в предвкушении праздника, выбирать наряды, устраивать девичники и мальчишники, наслаждаться последними неделями своей свободной жизни.
Список обязанностей организатора довольно обширен и в некоторых случаях он может дополняться:
- Подготовка, заключение и проверка договоров со всеми подрядчиками
- Составление графика свадьбы
- Координация прибытия поставщиков на праздник
- Работа над концепцией и подача интересных идей жениху и невесте
- Составление бюджета и предотвращение дорогостоящих ошибок
- Выбор площадки и заключение договора с её администрацией
- Разработка меню
- Выбор свадебных нарядов
- Составление плана рассадки гостей
- Организация развлекательной части мероприятия
- Встреча и проводы гостей
- Контроль работы всех подрядчиков
Вопросы, которые нужно задать специалисту перед заключением договора с ним
Свадебный организатор становится эдакой палочкой-выручалочкой, которая поможет и порвавшуюся бретельку пришить, и вызволить кортеж невесты из пробки или на худой конец скрасить ожидание и сгладить конфуз. Организатор может работать на себя или на свадебное агентство, где собираются целые команды таких специалистов. Выбор у жениха и невесты всегда есть. Найти свадебного организатора легко, но отыскать хорошего специалиста уже гораздо сложнее. Понять, насколько этот человек вам подходит, поможет ряд вопросов, которые необходимо задать ему еще до заключения договора:
- Сколько свадеб в этом месяце он проводит?
- Какой средний свадебный бюджет?
- Организатор работает только со своими подрядчиками или прислушивается к рекомендациям клиентов?
- Допускается ли участие клиентов в переговорах с поставщиками?
- Каков полный перечень услуг организатора и за какие пункты проведения мероприятия он отвечает лично?
- Сколько лет он работает в этой области?
- С какими именно форс-мажорами работает организатор?
Что ещё необходимо знать о свадебном организаторе
В первую очередь, нужно узнать, какой опыт работы у свадебного организатора. Это самый важный вопрос, от которого нужно отталкиваться в принятии окончательного решения о сотрудничестве. Сегодня становится весьма популярной практика, когда вчерашние женихи и невесты сами становятся организаторами после проведения собственных свадеб. Конечно, опыта у таких специалистов практически нет, зато они привлекают клиентов низкими ценами. Стоит ли рисковать всем мероприятием из-за желания сэкономить?
У опытного организатора должно быть большое портфолио. Клиенты без особого труда могут ознакомиться с результатом его работы для других заказчиков. Если речь идет о свадебном агентстве, то у таких компаний обычно есть собственные сайты и аккаунты в сети, где можно узнать полный перечень услуг и расценки, почитать полезные статьи и отзывы тех, кто к ним уже обращался. Помните: когда вашей свадьбой занимается настоящий профессионал, жених и невеста могут спокойно томиться в ожидании своего праздника и полностью погрузиться в атмосферу торжества в день его проведения.